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什么时候打电话及正确的电话礼仪

来源::未知 | 作者:礼仪培训助理 | 本文 已影响
对于大多数类型的企业而言,电话在日常运营中起着重要作用。这是因为企业需要它们才能呼叫并联系供应商,业务伙伴以及客户。它们也很有价值,因为它们允许客户在运营时间内随时联系业务,从而打开与客户沟通的大门。与电话一样重要的是,企业知道什么是好的和什么是坏的电话礼仪之间的区别同样重要。
 
他们必须明白,他们如何通过电话与客户和商业伙伴进行互动,无论是积极的还是消极的。在训练有素的员工,经理或企业主手中,电话使用会对业务产生极为积极的影响。因此,公司必须对员工进行良好和不良的电话操作认知培训。
 
什么时候打电话及正确的电话礼仪沟通方式?
 
您选择进行沟通的方法应该适合需要传达的信息的受众,情况和性质。通常,呼叫是最好的通信方式。其他时候,您的任务最好通过即时消息或短信完成。而且,有时即使是电子邮件也是要走的路(虽然它经常被滥用)。
 
查看我们的办公室通讯指南。它将帮助您选择最佳方法来传达您所说的内容。因为当您决定使用电话进行通信时,请确保遵循电话礼仪以下一组做法和不应做的事情,因为每次通话都很重要。
 
 
在接听商务电话时,重要的是不得响铃超过三次。告知员工第二次或第三次响铃是接听电话的理想时间也是比较符合电话礼仪要求的。
 
电话应该以积极的问候语开始,例如“你好”,“早上好”或“下午好”等。问候后,接听电话的人应该提供他或她的名字和业务名称或正在联系的机构。
 
在拨打或接听电话之前先笑一笑。当一个人微笑时,它会影响他或她的声音,给它一个更愉快和友好的语气。
为清楚起见,电话应与嘴部保持两个手指的距离。
 
使用既不太大也不太低的声音以清晰的语调说话。应该说出说得足够慢以至于人们能够有充足的时间去理解你对他们说的是什么并正确做出反应。
如果必须暂停,请先请求被对方许可,并让他或她选择留下语音邮件。当他们离开时,感谢来电者表明他们的时间得到了尊重。
当呼叫者说话时,听他或她不再说话再说。
 
在拨打电话时,一个人应该在询问呼叫所针对的人之前始终说出他或她的姓名。
 
如果已经承诺回电话,请务必回电话。如果给出了时间范围,则呼叫者必须尽可能快地在该时间范围内给予电话回复。
如果需要转接呼叫,请在此之前通知另一端的人。解释转移的必要性也很重要。
 
在转接呼叫之前,请确认可以转接呼叫的人员。该人的姓名应该给予被转移的一方。
 
 
电话礼仪要求如果一个人正在接听电话,他或她就不应该在第一个响铃上接听电话。来电者不会期待这一点,并且会被取消警惕。
 
吃,嚼或喝东西时不要接电话。如果一个人嘴里有任何东西,应该在接听电话或接听电话之前吞下或吐出。
 
在与手机上的某人交谈时,永远不要说“我不知道”。对没有明确答案的问题的理想回答是说“我会为你核实一下”。
 
与客户或客户交谈时,不要说任何会被视为粗鲁的事情。接听电话的人应始终以他或她希望有人与他们交谈的方式与呼叫者通话。
 
一个人在与来电者交谈时不应该使用俚语。根据联邦法律,在某些情况下,也不应使用咒骂词,并且可能是非法的。
 
与来电者争论是绝对不允许的。
 
如果没有通知电话并要求获得许可,请不要转接电话。
 
在结束通话时,请不要在没有正面关闭的情况下挂断电话,例如“感谢您拨打电话”或“祝您有个美好的一天”。
 
并且原则上谁拨打电话谁先收线,对方等拨打电话一方收线后再挂断电话。或者由长者、上司一方先挂电话也是比较礼貌的做法。
 
欢迎一起讨论关于电话礼仪相关话题。

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