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商务接待礼仪相关常识

来源::未知 | 作者:礼仪培训助理 | 本文 已影响
商务接待礼仪
 
在商业方面,接待员是客户,投资者和其他走进企业大门的人的第一联系人。因此,接待员给别人留下了第一印象。为了使这种印象是积极的,接待员必须遵守符合公司标准的礼仪协议。
 
功能
 
接待员执行各种管理支持功能,例如接听电话,问候访客,安排预约以及确保接待区域整洁和热情。接待员是必不可少的,因为他们所做的工作可能会影响公司的成功。
 
电话礼仪
 
接待员应该练习优秀的电话礼仪,因为他们的大部分工作都与回答,筛选或转移电话有关。接待员必须清楚而缓慢地说话,并且在与呼叫者交谈时不应在嘴里放入食物,饮料或口香糖。当他们需要将呼叫者置于保持状态时,他们应该要求呼叫者允许这样做。此外,在转接呼叫之前,接待员应通知呼叫者她将要做什么。
 
沟通礼仪
 
无论接待员是打电话还是亲自问候访客,他都应该遵循标准的沟通礼仪。例如,无论情况如何,接待员都应该对来电者和访客保持耐心。即使来电者或访客表达沮丧或愤怒,接待员也应始终保持冷静和耐心。
 
着装规范
 
由于接待员是第一个在访问门口时迎接访客的人,所以她应该穿着整齐,穿着标准的商务着装。标准商务着装的定义由公司制定。例如,一家公司律师事务所可能会要求其接待员穿西装。然而,儿科牙医的接待员将穿着定制的裤子和毛衣,穿着明亮,有趣的颜色。
 
接待区
 
拥有良好礼仪的一部分需要保持一个对其他人友好,干净和舒适的环境。这意味着工作人员应保持接待区整洁干净,提供杂志供游客在等待时阅读,为客人提供咖啡或水,并适当地迎接人们。
 
接待台礼仪
 
如果您坐在前台后面,那么您就是访客在贵公司遇到的第一个人。第一印象确实很重要,你的行为和态度很重要。即使您正忙于其他任务,您也应该始终保持专业和热情的印象。请记住,访客不会打扰您的业务,他是您的业务。
 
问候访客
 
当有人靠近你的桌子并微笑时抬头看。如果您正在进行商务电话,请与访客进行目光接触,以表明您已经看到她并将很快与她在一起。一旦您完成了电话,请立即专注于访客。为延迟道歉并询问您如何提供帮助。把温暖放在这个问题上,所以它似乎没有随意。
 
欢迎礼仪
 
询问访问者,当您联系与他会面的人时,他是否想要一个座位。根据贵公司的政策,提供咖啡或茶或将访客引导至咖啡室。提议挂上外套或告诉他可以悬挂的地方。致电将与访客会面的人。在宣布访客时使用女士或先生。
 
个人风范
 
除了微笑,调制你的声音。请注意,您可以通过语调传达您的想法。当有人在等待时,不要嚼口香糖,接听个人电话或发短信。如果您正在与同事聊天,请停下来并专注于访客。不要在你的办公桌前吃东西。如果你无法避免,选择没有挥之不去的香气的食物。换句话说,没有披萨或意大利面。
 
办公桌外观
 
保持干净整洁的办公桌,即使除了与访客打交道之外还有其他任务要做。你可能会有成堆的纸张,但这些不应该遍布你的接待区域。请记住,您的接待区域应该促进您的公司,并且应该看起来很专业 - 不要用小饰品,有趣的小工具,照片或桌面玩具超载您的办公桌。
 
商务礼仪是商业环境中良好行为的一套准则和规则。良好的礼仪是商业关系的一个重要方面,可以帮助商人获得更多的客户。无论您是在工作环境,餐厅还是在休闲场所与客户或同事会面,重要的是要记住商务礼仪的所有要素。这些元素在电话交谈,电子邮件和休闲问候中也很重要。
 
礼貌
 
要记住的一些最重要的单词或短语是“谢谢”,“请”和“欢迎你”。总是要感谢人们为您的业务提供的机会。永远不要忘记介绍第一次见面的人,如果你们都知道的话。当您向团队成员介绍客户时,请简要说明他们的角色。当您第一次见到业务伙伴或客户时,您有机会交换名片。在将卡放入钱包之前,请先读取卡片。
 
礼貌
 
表达你的感激总是一个好主意,但请记住,昂贵的礼物可以被一些人视为贿赂。谢谢你的笔记或小礼物被认为更合适。即使您不打算在不久的将来与某人合作,也始终回复电话或电子邮件。为你旁边的人敞开大门。避免在公共场所吸烟,特别是如果您团体中的某些人不吸烟。
 
礼貌
 
良好的举止是商业关系中的重要组成部分。如果您在早餐,午餐或晚餐时与客户或同事见面,请在开始进食前等待每个人坐下来并享用。如果您在自助餐,请避免在第一次旅行时填充您的盘子。同时,避免挑选你的食物,并试着给人一种享受食物和公司的印象。努力与每个人交谈并避免个人话题,除非另一个人提出。对你的青少年和餐厅的服务员都要礼貌。
 
正点
 
在与人们开展业务时,请务必准时到达。避免过早到达目的地,因为其他人可能还没准备好。永远不要迟到,因为它会给人留下负面印象,你可能会显得无能和迟到。在会议开始之前进行研究并做好准备,这样你就不会显得心慌或紧张。
 
职业化
 
当您与同事和客户交谈时,不要在政治,宗教或其他敏感话题上进行辩论。除非谈话集中在这方面,否则不要谈论你的家庭。永远不要批评人或八卦以努力接近熟人。
 
积极的肢体语言
 
站立或坐着时保持直立姿势。确保你的握手既不太坚固也不太软。当你在一个团体中时,避免漫步或走得太快。确保始终与人保持适当的距离。当你和某人说话时,避免过于靠近或保持太远。穿着正式的商务着装参加会议和晚宴。对于非正式聚会,穿休闲服装,但避免浮华或不专业的外观。
 
 

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