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接打电话的礼仪要求早知道

来源::未知 | 作者:礼仪培训助理 | 本文 已影响
在现代社会中,电话和手机是人们最常用的联系方式,但是打电话也是要讲礼仪的。这里给大家分享一些打电话的礼仪,希望对大家有所帮助。
 
打电话和接电话的礼仪有哪些
 
  打电话的礼仪
 
  (一)本人接电话要注意的礼仪:
 
  一是要接听及时。电话铃响要立即停止自己所作之事,亲自接听电话。一般以铃响三次拿起话筒为最好时机。
 
  二是接电话时,一定要使自己的行为合乎礼仪,要注意以下三点:
 
  (1)拿起话筒后,应自报家门,并首先向对方问好,如:“您好”,“您找哪位?”
 
  (2)通话时,要聚精会神地接听电话,通话终止时,要向对方道一声“再见”。
 
  三是主次分明。接电话时不要与人交谈、看文件或者看电视、听广播、吃东西。如在会晤客人或举行会议期间有人打来电话,可向其说明原因,表示歉意,如“对不起,我正在开一个很重要的会议,会议结束后,我与你联系”。
 
  (二)代接电话也要讲礼仪
 
  在为他人代接、代转电话的时候,也要注意以礼相待,尊重隐私,记忆准确,传达及时。具体是:
 
  以礼相待。在接电话时,对方所找的人不是自己,应友好地问:对不起,他不在,需要我转告什么吗?
 
  尊重隐私。代接电话时,不要询问对方与其所找之人的关系。当对方有求于己,希望转达某事给某人时,要守口如瓶,千万不要随便扩散。别人通话时,不要旁听,更不要插嘴。
 
  记忆准确。代接电话时,对方要求转达的具体内容,要记录的正确无误,免得误事。
 
  传达及时。代人接电话,首先弄清找谁。如果答应对方代为传话,要尽快落实,不要轻易把自己转达的内容托他人转告,这样不仅容易使内容走样,而且有可能会耽误时间。
 
接打电话礼仪
 
  (三)打电话应注意的礼仪
 
  1、通话时间:不要在他人的休息时间之内打电话。如,每日上午7点之前,晚上10点之后以及午休的时间;也不要在用餐之时打电话。打公务电话,不要占用他人的私人时间,尤其是节、假日时间。
 
  2、通话时间的长度:以短为佳,宁短勿长。一般限定在3分钟之内,尽量不要超过这一限定。
 
  3、通话内容要简明扼要,长话短说,直言主题,力戒讲空话,说废话,无话找话和短话长说。
 
  4、通话语言要文明。通话之初,要向受话方首先恭恭敬敬地问一声“您好”!然后再言其他。终止通话预备放下话筒时,必须先说一声“再见”。
 
  5、通话时态度、举止要文明。
 
  通话时,“您好”,“谢谢”,“请”,“麻烦”,“劳驾”之类的谦词该用一定要用。若拨错了电话号码,一定要对听者表示歉意,不要一言不发,挂断了事。
 
  在举止方面,应对自己有所要求,不要把话筒夹在脖子下;不要趴着,仰着,坐在桌角上;不要高架双腿在桌子上。拨号时,不要以笔代手,通话时,不要嗓门过高,终止通话放下话筒时,应轻放。
 
  接电话的礼仪
 
  1、“铃声不过三”原则
 
  在电话铃声响起后,如果立即拿起,会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听,是缺乏效率的表现,势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象,同时也会让对方不耐烦,变得焦急。
 
  2、规范的问候语
 
  在工作场合,接听电话时,首先应问候,然后自报家门。对外接待应报出单位名称,若接内线电话应报出部门名称。
 
  3、要找的人不在或不能接听电话时的处理
 
  这里,特别要注意的是,在询问对方姓名前,先告知他要找的人不在。
 
  4、学会记录并引用对方的名字
 
  在办公室工作的人员,应该有意识的训练自己的听辨能力。假如对方是老顾客,经常打电话来,一开口就能听出他或她的声音,那么可以用合适的称谓问好。这样一来,会给对方留下特别受到重视的感觉,增强对方对你的好感。
 
  5、接到错误的电话也应该礼貌应对
 
  接到错打的电话,人们很容易忽略了礼貌问题,甚至很粗鲁,这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。但事实上,并非错打的电话都必定与自己没有关系,有时,对方也恰恰是与自己有重要关系的人。
 
  6、应在对方挂电话后再挂电话
 
  当对方向你说“再见”时,别忘了你也应该说“再见”,并等对方挂了以后再挂电话,最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话,尤其不能在对方一讲完话,还没来得及说“再见”就把电话挂了。注意挂电话时应小心轻放,别让对方听到很响的搁机声。
 

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