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为他人传达电话和留言的礼仪

来源::未知 | 作者:小陈 | 本文 已影响

别人传递给你电话留言,你希望知道的,是何时与何人打过这通电话给你。当然,如果还能知道什么事、何地或何故,对你更有帮助。当为他人传达电话留言时,自然应该取得这些资讯。当你确定自己能做到这几点时,你就展现出良好的商业礼仪。

  精确,记下来电者的全名,确定无误,抄下对方电话号码,如果可能的话,也问及对方便于回电的时刻。

  即时,尽速传达讯息,告诉同事有人来电。但仅把字条搁在他办公桌上,别以为他便会立刻留意到它。

  在电话访客方面,也要让他安心,告诉他只要同事有空或回到公司,你一定马上把留言交给他。提供来电者资讯时,要刻意维持自己的专业姿态。你可以说,你这位同事去参加研讨会,要到傍晚才会回到公司。可是你再进一步讨论到研讨会的主题,地点,甚至主动提供细节,恐怕就欠妥当了。你不认识对方,多说无益,甚而祸从口出,可能会为你的同事带来困扰。此处,就要运用那四个字口诀了:礼貌 Bepolite 、友善 Befriendly 、专业 BeprofessiOnal、谨慎 Be cautious。

  顺便一提,另外还有一个也应该牢牢记住:要有回应 Be responsive;沟通的悲剧在于缺乏回应。此处提到的是一般通讯,你若答应回电或回信,就要履行自己的承诺。不回信和不回电就表示其人的教养不够。

 


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